Zero-E-Mail – Metapher für eine neue Art, wie wir künftig mit Informationen umgehen

Viele historisch bedeutsame Umbrüche sind erst retrospektiv als solche erkennbar, wenn es durch den zeitlichen Abstand möglich ist, im Zeitraffer die Entwicklungen einzuschätzen. Mich fasziniert der Gedanke, dass dies auch für unsere Zeit gilt. Wir können natürlich nur mutmaßen, für welchen Umbruch unsere Zeit einst stehen wird. Das mache ich jetzt mal, zumindest für ein Thema…

Ich glaube, es entsteht gerade eine neue Art, wie wir Zusammenarbeit gestalten und mit Informationen umgehen. Die letzten Jahre waren geprägt von einer zunehmenden Arbeitsverdichtung. Viele Mitarbeiter und Führungskräfte müssen heute mehr Verantwortung übernehmen, komplexere Aufgaben lösen, mehr Informationen bewältigen als noch vor 10 Jahren. Für viele Organisationen (Unternehmen, Institutionen, Behörden, NGO´s, …) dürfte es sich lohnen, aktiv ihre bisherige Arbeitsweise zu untersuchen.  Vielleicht ist dabei eine der folgenden Fragen hilfreich:

  • An welchen Stellen werden fixierte / vereinbarte Abläufe und Geschäftsprozesse (noch) nicht eingehalten? Wo entstehen dabei Mehrarbeit, Risiken, schlechte Entscheidungen?
  • Wie viele interne E-Mails ließen sich durch Aufgabenerteilung, Dateizuordnung, Hinterlegung von Informationen am richtigen Ort u.a.m. ersetzen?
  • Wo ist „cc“ in E-Mails verzichtbar, weil damit Verantwortungsdiffusion oder Machterklärung gefördert wird?
  • Wie effektiv und wie geschützt ist der Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden?
  • Wodurch wird verhindert, dass dieselben Daten mehrfach erfasst werden?
  • Wie lässt sich die Suche nach Informationen und Dateien reduzieren oder unnötig machen?
  • Welche Fehler ließen sich vermeiden, wenn Projekt- / Vorgangsmanagement nicht mehr via E-Mail erfolgen?
  • Inwieweit trägt jeder Betroffene selbst zur Informationsüberflutung der Anderen bei?
  • Wie lässt sich der Koordinationsaufwand für Projekte und Vorgängen radikal senken?
  • Wofür sind Protokolle eigentlich nötig? Wie ließen sich diese Zwecke anders erfüllen?
  • Wie wird das Arbeiten an unterschiedlichen Standorten (verteilt arbeitende Teams, mobiler Datenzugriff) unterstützt?
  • Was ist zu tun, damit jeder jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen hat?
  • Inwieweit ist Relevanz bei der Verteilung von Informationen berücksichtigt?
  • Wie ist das Verhältnis von Informationen holen vs. liefern auszutarieren, um den Überflutungseffekt zu meiden?

Die Liste solcher Fragen ließe sich leicht fortsetzen. Im Kern geht es darum, bislang Selbstverständliches zu hinterfragen, insbesondere wie verfügbare Software und Methoden bessere Lösungen liefern können. Etwas konkreter…

Software

  • Notwendig sind IT-Systeme, die Zugriff auf eine integrierte Datenbasis ermöglichen, und auf diese Weise Mehrfacherfassung von Daten ebenso verhindern wie die Nichtverfügbarkeit von Informationen.
  • Diese IT-Lösungen müssen individuell auf Geschäftsmodelle und Geschäftsprozesse angepasst sein.
  • Wahrscheinlich sind alle nötigen Lösungen bereits vorhanden, es geht nur noch darum, die richtigen richtig zusammen zu stellen und dabei sich dabei von medialen Filtern (gefeierten „Trends“) freizumachen. (Ich bezweifle z.B., dass sich mit den vielbejubelten „Social Intranets“/Firmen-Facebooks eine Organisation führen lässt.)

Methoden

  • Eine Organisation muss sich auf einfache und klare Regeln einigen, wie Informationen zu verarbeiten sind. Und diese Regeln auch durchsetzen.
  • Der andere Umgang mit Informationen wirkt sich auf nötige Fähigkeiten aus, z.B. die Fähigkeit, Aufgaben an Kollegen präzise zu formulieren.
  • Kompetenz bei Geschäftsprozessen und Projektmanagement wird in viel breiterem Umfang nötig weil förderlich sein.

Führung

  • Mehr Transparenz bei Informationen und weniger Kontrollierbarkeit stellen andere Anforderungen an die Führung von Mitarbeitern und Teams.
  • Die Autorität bzw. Macht einer Führungskraft wird weniger auf Informationsvorsprung beruhen als bisher.

Auch wenn in dieser Auflistung „Software“ an erster Stelle steht, ist wichtig zu betonen: Software allein ist nicht die Lösung. Software ist nur ein Werkzeug, liefert 20% der Lösung. Die anderen 80% der Effekte liefern Veränderungen unseres Denkens und Verhaltens. Hier ist klassisches Veränderungsmanagement unumgänglich.

Weiterführend zu diesen Themen empfehle ich:

  • FROWIN – mit Software und Methoden zu einem neuen Informationsmanagement
  • Zero-E-Mail
  • Gegenpositionen: Warum eine „Zero Mail Policy“ großer Quatsch wäre (1) vs. (2) Social Business