Was ist eigentlich „Prozessmanagement“?

Diese Frage stellte mir kürzlich ein Teilnehmer in einem von mir gestalteten Workshop. Relevant ist diese Frage schon deshalb, weil in unserer (Management-) Sprache der Begriff „Prozess“ geradezu inflationär und mit unterschiedlichen Bedeutungen auftaucht. Man redet davon, Prozesse zu optimieren oder vom KVP, dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, von Veränderungsprozessen oder Entwicklungsprozessen, davon eine Sache sei „im Prozess“ u.a.m. Wir reden hier und jetzt von Geschäftsprozessen, kurz Prozessen. Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen hat seine Aktivitäten irgendwie organisiert, es gibt also eine Ablauforganisation und Abläufe – die eben manchmal als Geschäftsprozesse, kurz Prozesse, bezeichnet werden. Ein Unternehmen ohne Abläufe = Prozesse ist nicht denkbar.

Von Prozessmanagement reden wir, wenn das Unternehmen seine Geschäftsprozesse  (= Prozesse) systematisch mit der entsprechenden Terminologie organisiert und steuert. Dazu gehören…:

  • eine Betrachtung der Prozesse end-to-end auch über die Grenzen von eigenständigeren Organisationseinheiten (z.B. Abteilungen oder Bereichen) hinaus
  • eine exakte Abgrenzung von Prozessen, die dann (das ist naheliegend) eine Bezeichnung bekommen
  • die Fixierung von Prozesszielen
  • die Definition einer eindeutigen Prozessverantwortung
  • die Fixierung, wer Kunde und was Output des Prozesses ist, sowie der Inputs und deren Lieferanten – womit das Thema Schnittstellen eine neue Klarheit bekommt.

Damit sind wir auch gleich bei der bedeutsamen Unterscheidung von Funktional- und Prozessorganisation. Die meisten Unternehmen sind nach Funktionen organisiert, die man leicht aus dem Organigramm ablesen kann: Einkauf, Vertrieb, Marketing, Produktion usw. Ein konsequent nach Prozessmanagement organisiertes Unternehmen kennt nur Kernprozesse (für die Leistungserbringung) sowie Support- und Managementprozesse. Sehr verbreitet ist bei Unternehmen, die sich nach Prozessmanagement ausrichten, die parallele Existenz beider Welten, also der herkömmlichen durch ein Organigramm beschriebenen und der durch eine Prozesslandkarte beschriebenen.

Prozessmanagement liefert gleich mehrere Vorteile, drei seien genannt:

  • anstelle der lokalen Optimierungen innerhalb von Abteilungen / Bereichen ist nun eine solche übergreifend möglich
  • Strategien lassen sich nun wesentlich besser in Aktivitäten überführen
  • Kooperation an Schnittstellen ist auf höherem Niveau möglich.

Wer Vorteile auflistet, muss sich auch der dunklen Seite, den Nachteilen, widmen. Wir nennen hier zwei häufige. Prozessmanagement einzuführen, …

  • kann lange dauern, weil die meisten Mitarbeiter und Führungskräfte mit Organigramm und Funktionalorganisation sozialisiert sind
  • erfordert eine andere Art von Führung.