Prozesse: Zeichnen Sie noch oder managen Sie schon?

Was haben Fürstentümer mit Prozessmanagement zu tun? Wie lässt sich der Grad von Prozessmanagement einschätzen?

Unsere Prozesse sind effizient. Wir müssen unsere Prozesse optimieren. Die Anderen haben ihre Prozesse nicht im Griff. – So oder ähnlich wird in Unternehmen über Prozesse (Geschäftsprozesse) gesprochen. Genaueres Hinsehen lohnt sich. Denn erst beim Blick auf Details zeigt sich, in welchem Grad die Prozessorganisation tatsächlich ausgeprägt ist. Der eine Grad lässt sich mit „Prozesse zeichnen“ gut charakterisieren, und der andere besser mit „Prozesse managen“. In Wirklichkeit ist die Skala dazwischen natürlich ein Kontinuum. Aber wie so oft, ermöglicht die holzschnittartige Trennung zweier Zustände eine besseres Verständnis.

Markante Symptome für „Prozesse zeichnen“ sind:

  • Prozesse sind in einem QM-Handbuch oder Organisationshandbuch veröffentlicht, und
  • beschrieben in Textform oder einem kurzen Ablaufplan
  • die für wichtige Entscheidungen bzw. die Gesamtverantwortung zuständigen Personen sind benannt
  • die Prozesse überschreiten die Grenzen von maßgebenden Organisationseinheiten NICHT.

Ebenso markante Symptome für „Prozesse managen“ sind:

  • es gibt eine Prozesslandkarte
  • jeder Prozess ist mit Inputs, Outputs, Kunden, Rollen handelnder Personen und operativen Prozesszielen beschrieben,
  • Abläufe sind detailliert beschrieben, so dass insbesondere Entscheidungspunkte und Zuständigkeiten klar erkennbar sind
  • Leistungsprozesse überschreiten die Grenzen von maßgebenden Organisationseinheiten.

Organisationen, deren Prozessmanagement noch dem Muster „Prozesse zeichnen“ folgt, haben u.U. Platz für „Fürstentümer“, also nach außen sorgsam abgeschottete Organisationseinheiten. Für notwendige Veränderungen, sofern sie über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg gehen, fehlt es dann oft an gemeinsamen Denkmodellen und Sprache. Das erschwert die Entwicklung neuer Lösungen erheblich.

 Damit Veränderungen gelingen, braucht es gemeinsame Denkmodelle. Geht es um die Neugestaltung oder Optimierung von Abläufen, liefert Prozessmanagement solche Denkmodelle und damit eine bestens geeignete Verständigungsbasis.