Meetings verbessern durch Feedback

Kürzlich in einem Workshop ging es um die Meetings eines Teams. Ausgangspunkt war die Unzufriedenheit des Teams mit Dauer und Qualität der regelmäßigen Besprechungen. Immer wieder komme es vor, dass Einzelne nicht (richtig) vorbereitet sind und dann die Besprechung mit ihren Fragen wegen Informationsdefiziten aufhalten oder es Uneinigkeit gäbe, ob und in welcher Tiefe bestimmte Themen diskutiert werden sollten, u.a.m.. Bei einer kurzen Sammlung kamen rasch einige Symptome zusammen, an denen sich Unruhe oder wachsende Frustration festmache. Im Workshop konnten wir einigen Symptomen auf den Grund gehen, einige Ursache-Wirkungszusammenhänge aufdecken. Abschließend wurde ich gefragt, ob es denn Sinn mache, jedes Mal am Ende einer Besprechung eine Feedbackrunde einzuflechten.

Meine Antwort möchte ich hier wieder geben, weil sie vielleicht auch für andere von Interesse ist: Zunächst einmal ein klares JA zu einer Feedbackrunde in einer solchen Situation, und zwar für einen fest vereinbarten Zeitraum. Falls einige Personen in der Runde darüber die Nase rümpfen, mag der Hinweis auf die allgemeine Unzufriedenheit mit den Besprechungen die Situation klären. Sehr zu empfehlen ist es, eine konkrete Frage zu stellen als Start in die Feedbackrunde. Hilfreich ist zudem ein Wechsel der Feedback-Fragen, die jeweils unterschiedliche Perspektiven eröffnen. Solche Fragen sind:

  • An welchem Punkt habe ich in mir / der Gruppe Unruhe gespürt (und wie erkläre ich mir das)?
  • Was war in der Diskussion für ein gutes Vorankommen hilfreich und was nicht?
  • Wo haben wir uns um klare Entscheidungen bzw. Einschätzungen herum gemogelt und wo haben wir welche getroffen?
  • Wie sind wir in der Diskussion argumentativ aufeinander eingegangen?
  • Auf einer Prozentskala abgebildet: Wie wertschätzend habe ich unseren Umgang heute erlebt?
  • Welche Punkte sollten wir beim nächsten Mal oder anderer Gelegenheit unbedingt besprechen?
  • Was lief heute gut?

Für solche Fragen sind keine kreativen Grenzen gesetzt. Als wichtig schätze ich ein, Gefühle als Hinweisgeber zu nutzen und zudem nicht nur nach negativen Sichten zu fragen. Im Ergebnis wächst die Wahrnehmungsfähigkeit des Teams und hoffentlich auch die Zufriedenheit mit Besprechungen. Allerdings ist das auch kein Allheilmittel – vor allem dann nicht, wenn es im Team ernsthafte Konflikte und Verletztheiten gibt.