Aufgabenmanagement

Nehmen wir eine ganz normale Mitarbeiterin eines ganz normalen Unternehmens, nennen wir sie Cosima. Sie hat Aufgaben im Rahmen ihrer täglichen Arbeit, ist in zwei Projekte eingebunden und soll nun einen Fragebogen zum Führungskräfte-Feedback ausfüllen. Cosima ist sorgfältig und hat sich daher angewöhnt, mit Aufgabenlisten zu arbeiten. So sieht das aus:

  • Der Posteingang ihrer E-Mails ist die erste Aufgabenliste, unerledigte E-Mails sind als „ungelesen“ markiert – für Cosima ist damit klar, dass hier noch etwas zu tun ist
  • Für Projekt A ist auf Laufwerk E:/ eine Aufgabenliste in Excel hinterlegt. Die hat Cosima ausgedruckt auf ihrem Tisch liegen.
  • Für Projekt B wird eine Software für E-Collaboration eingesetzt, mit der das Projektmanagement organisiert ist. Dort gibt es für Cosima eine ToDo-Liste.
  • Cosima hat das Protokoll der jüngsten Teambesprechung ausgedruckt vorliegen und darin die beiden sie betreffenden Aufgaben markiert.
  • •    Die Personalabteilung informiert dieser Tage über das bevorstehende Führungskräfte-Feedback, Cosima macht sich eine Notiz in ihrem Kalender, bis wann der Fragebogen dazu auszufüllen ist.
  • An ihrem Monitor hängen zwei gelbe Zettel, eine Rückrufbitte (die ein Kollege in ihrer Abwesenheit entgegen nahm) und ein zweiter Zettel mit dem Hinweis, den Urlaubsantrag einzureichen.
  • Ergänzen müssten wir hier noch, was Cosima übersieht: Weil sie ihre Standardaufgaben natürlich kennt, gibt es dafür keine Aufgabenliste. Wenn sie abwesend ist, bleiben häufig Aufgaben liegen, andere können von Cosimas Kollegen nur mit teilweise hohem Zeitaufwand zum Einarbeiten erledigt werden. Eigentlich müsste Cosima also auch für ihre Standardaufgaben eine Aufgabenliste anlegen, und zwar eine, die eine Vertretungsregelung tatsächlich unterstützt.

Kommt das irgend jemandem bekannt vor? Ich glaube nicht, dass das produktiv ist. Zudem berührt diese übliche Art von Aufgabenmanagement weitere Themen: Risiken und Zusatzarbeit infolge nichtaktueller oder nichtverfügbarer Informationen, die Produktivität und Qualität  von Projektarbeit, Vertretungsregelungen, Aufwand für internes Marketing etc. Aus meiner Sicht ist hier eine neue Arbeitsweise sinnvoll. Wir werden die gelben Zettel nicht ablösen – aber wir können Protokolle, interne E-Mails, unterschiedliche Werkzeuge für das Projektmanagement erheblich reduzieren. Wir bei staffadvance haben das getan,
wir setzen eine E-Collaboration Software ein. Begleitend mit der schrittweisen Einführung  habe ich die damit verbundene Veränderung aktiv gestaltet. Im Nachhinein lässt sich festhalten, was davon wirksam war:

  • Eine Bewusstheit dafür schaffen, wie wir im Arbeitsalltag mit Informationen im Arbeitsalltag umgehen und was „Informationen“ alles sind (Aktivitäten, Support-Anfragen, Telefonate, E-mails, Aufgaben, Festlegungen, Abprachen, …)
  • gemeinsam Regeln für den Umgang mit Informationen aufstellen (Was ist wie zu dokumentieren)
  • nur EINE Software für E-Collaboration für ALLES im Rahmen der Geschäftsprozesse, Vorgänge, Themen und Projekte nutzen
  • Die Nutzung der Software durchsetzen.

Das Ergebnis für mich persönlich ist: Ich führe nur eine einzige Aufgabenliste. Ich weiß, wie andere ihre Aufgabenlisten führen und kann mich darauf einstellen. Ich kann mich darauf verlassen, dass Vertretungsregeln nicht nur auf dem Papier stehen, sondern durch Dokumentationen vorbereitet sind. Gelbe Post-it-Zettel nutzen wir weiterhin, jedoch viel seltener als zuvor.